Przelewy KSeF / Poradniki / Numer KSeF w przelewie
Numer KSeF w przelewie: od kiedy i czy trzeba go wpisywać
Od 1 stycznia 2027 r. trzeba wpisać numer KSeF w tytule przelewu za fakturę z KSeF, ale tylko wtedy, gdy i Ty, i odbiorca jesteście czynnymi podatnikami VAT. Nie musisz, gdy sprzedawca jest zwolniony z VAT, gdy faktura nie trafiła do KSeF z powodu ogłoszonej awarii albo gdy nie płacisz za fakturę. W podzielonej płatności (MPP) numer KSeF wpisujesz w miejsce numeru faktury.
Co mówi przepis
Podstawą jest art. 108g ustawy o VAT w brzmieniu z ustawy z 5.08.2025 (Dz.U. 2025 poz. 1203). Nabywca, który jest czynnym podatnikiem VAT i płaci innemu czynnemu podatnikowi VAT za fakturę ustrukturyzowaną, ma podać w przelewie numer tej faktury w KSeF albo identyfikator zbiorczy nadany przez KSeF. Dotyczy to polecenia przelewu i innego instrumentu płatniczego, który pozwala wpisać tytuł.
Obowiązek ma też płatnik inny niż nabywca, jeśli płaci za faktury wystawione na nabywcę. Przy poleceniu zapłaty obowiązek ma wystawca faktury.
Podzielona płatność ma osobną podstawę, art. 108a ust. 3 pkt 3. Komunikat przelewu zawiera tam numer faktury, a dla faktury ustrukturyzowanej numer, który identyfikuje ją w KSeF.
Od kiedy
Obowiązuje data 1.01.2027, zarówno dla zwykłych przelewów, jak i dla MPP. Wynika z art. 17 ustawy z 2025 r.: przepisy stosuje się do płatności dokonanych od tego dnia. Ministerstwo Finansów potwierdza tę datę na swojej stronie.
| Akt | Data stosowania art. 108g |
|---|---|
| Ustawa z 16.06.2023 | 1.01.2025 |
| Ustawa z 8.11.2024 | przesunięcie na 1.08.2026 |
| Ustawa z 5.08.2025 | 1.01.2027 (obowiązuje) |
Stąd w sieci krąży kilka dat. Jeśli widzisz „1.08.2026”, to nieaktualny stan.
Do obserwowania. Projekt rządowy z druku 3245 przesuwa kary z art. 106ni na 2028 r., ale nie zmienia daty dla numeru KSeF w przelewach. Według API Sejmu Sejm uchwalił ustawę 6.11.2026, teraz zajmie się nią Senat. Senat może jeszcze wnieść poprawki, dlatego do końca roku warto sprawdzić przebieg procesu.
Kogo dotyczy
- Płacący jest czynnym podatnikiem VAT.
- Odbiorca też jest czynnym podatnikiem VAT. Status sprawdza się według białej listy na dzień płatności.
- Płacisz za fakturę ustrukturyzowaną z KSeF. Przepis obejmuje też faktury offline24 i offline-niedostępność.
Obowiązek nie dotyczy faktur offline, które nie trafiły do KSeF z powodu ogłoszonej awarii, ani faktur wystawionych w czasie awarii w trybie art. 106nf. Sprzedawca zwolniony z VAT nie jest czynnym podatnikiem, więc płatności na jego rzecz też są poza obowiązkiem.
Według interpretacji indywidualnej z 8.07.2026 (0111-KDIB3-1.4012.306.2026.2.MG) obowiązek dotyczy wyłącznie płatności za fakturę wystawioną w KSeF. Rozliczenie z partnerem nim nie jest. Znamy tę interpretację z artykułu, nie z jej treści.
Faktury w walucie obcej, płacone przelewem SWIFT lub SEPA, formalnie też wchodzą w zakres, bo przepis mówi o „innym instrumencie płatniczym”. To nasz wniosek z brzmienia przepisu, nie komunikat urzędu.
Zwykły przelew i podzielona płatność
W zwykłym przelewie ustawa nie podaje wzoru tytułu. Liczy się to, żeby numer KSeF w nim był. Dla pewności najlepiej zacząć tytuł od numeru KSeF i dodać numer faktury.
9510001233-20261102-01A3F0C2B7D4-B835 zn.FV/2026/11/041216 zn.
Przepis nie narzuca wzoru tytułu. Aplikacja wpisuje numer KSeF, spację i numer faktury.
W podzielonej płatności komunikat ma stałą składnię, a numer KSeF trafia do znacznika /INV/, czyli tam, gdzie do tej pory stał numer faktury.
/VAT/4255,00/IDC/9510001233/INV/32 zn.9510001233-20261102-01A3F0C2B7D4-B835 zn./TXT/FV/2026/11/041220 zn.
Dane przykładowe. Zaznaczony jest numer KSeF. Linie dzielone są po 35 znaków, w polu tytułu rozdziela je znak |.
Numer faktury z dokumentu przenosimy do /TXT/, bo w /INV/ numer KSeF zajmuje całe 35 znaków. To nasza decyzja, a nie zapis z przepisu. Szczegóły są w poradniku o podzielonej płatności.
Sprawdź w banku. Żaden bank, którego specyfikacje czytaliśmy, nie opisał jeszcze numeru KSeF w /INV/. Nie ma też rekomendacji ZBP ani KIR na 2027 r. Przed pierwszym użyciem zaimportuj do banku plik z jednym przelewem.
Z czego składa się numer KSeF
Numer KSeF ma zawsze 35 znaków, w tym 3 myślniki. Składa się z czterech części:
| Część | Znaczenie | Przykład |
|---|---|---|
| 10 cyfr | NIP sprzedawcy | 9510001233 |
| 8 cyfr | data przyjęcia faktury przez KSeF (RRRRMMDD), nie data wystawienia | 20261102 |
| 12 znaków | część techniczna, cyfry i wielkie litery szesnastkowe | 01A3F0C2B7D4 |
| 2 znaki | suma kontrolna CRC-8 | B8 |
Sumę kontrolną liczy się z pierwszych 32 znaków razem z myślnikami (wielomian 0x07, wartość początkowa 0). Dzięki niej aplikacja wykrywa literówkę w numerze. Numery 36-znakowe z KSeF 1.0 (przed 2026 r.) mają dodatkowy myślnik w części technicznej. W KSeF 2.0 numery są tylko 35-znakowe.
Skąd wziąć numer KSeF
Numer KSeF nie jest elementem pliku XML faktury. Zwraca go system w UPO, a przy eksporcie przez API trafia do pliku _metadata.json w paczce ZIP. Numer ma zawsze 35 znaków i sumę kontrolną CRC-8 w ostatnich dwóch znakach, więc literówkę da się wykryć.
Czy pliki pobrane z Aplikacji Podatnika KSeF mają numer w nazwie, nie jest potwierdzone w dokumentach MF. Mówi o tym tylko poradnik komercyjny, więc sprawdź to na własnym koncie.
Kary
W tekstach ustaw z 2023 i 2025 r. nie znaleźliśmy kary za brak numeru KSeF w przelewie. Kary z art. 106ni dotyczą niewystawienia faktury w KSeF, nie oznaczania płatności. Nie sprawdzaliśmy Kodeksu karnego skarbowego, więc nie twierdzimy, że kary nie ma.
Praktyczne ryzyko jest inne: bank może odrzucić przelew MPP z wadliwym komunikatem, a sprzedawca może nie rozliczyć wpłaty automatycznie.
Wiele faktur w jednym przelewie
Zamiast listy numerów można podać identyfikator zbiorczy z KSeF. W tytule zwykłego przelewu mieszczą się 4 linie po 35 znaków, czyli najwyżej 4 numery KSeF bez separatorów. Więcej faktur oznacza identyfikator zbiorczy albo osobne przelewy. Zobacz identyfikator zbiorczy KSeF.
Zrób to na przykładowych fakturach
Otwórz aplikację z gotowym przykładem. Zobaczysz, jak wygląda tytuł przelewu i plik dla banku. Nic nie jest wysyłane na serwer.
Otwórz przykładPytania
Czy trzeba wpisywać numer KSeF w przelewie?
Od 1.01.2027 tak, gdy płacisz za fakturę z KSeF, a Ty i odbiorca jesteście czynnymi podatnikami VAT. Nie dotyczy to sprzedawców zwolnionych z VAT ani faktur, które nie trafiły do KSeF z powodu ogłoszonej awarii.
Czy numer KSeF musi być w przelewie w podzielonej płatności?
Tak, od 1.01.2027 komunikat MPP ma w miejscu numeru faktury (znacznik /INV/) numer KSeF faktury ustrukturyzowanej. Do końca 2026 r. zostaje tam numer faktury.
Od kiedy numer KSeF musi być w przelewie?
Od 1 stycznia 2027 r. Wynika to z art. 108g ustawy o VAT i art. 17 ustawy z 5.08.2025 (Dz.U. 2025 poz. 1203). Druk sejmowy 3245 nie zmienia tej daty, ale ustawa jest jeszcze w Senacie.
Z czego składa się numer KSeF?
Z 35 znaków: NIP sprzedawcy (10 cyfr), data przyjęcia faktury RRRRMMDD, 12 znaków technicznych i 2 znaki sumy kontrolnej CRC-8, rozdzielone myślnikami.
Czy numer KSeF musi być w przelewie na rzecz firmy zwolnionej z VAT?
Nie. Przepis dotyczy płatności na rzecz podatnika zarejestrowanego jako czynny podatnik VAT. Status odbiorcy ustala się według białej listy na dzień płatności.
Gdzie wpisać numer KSeF w podzielonej płatności?
W miejsce numeru faktury, czyli do znacznika /INV/ w komunikacie. Ustawa umieszcza go w tym samym elemencie komunikatu, w którym wcześniej był numer faktury.
Czy jest kara za brak numeru KSeF w przelewie?
W tekstach ustaw z 2023 i 2025 r. nie znaleźliśmy takiej kary. Nie sprawdzaliśmy Kodeksu karnego skarbowego. Główne ryzyko praktyczne to odrzucenie przelewu MPP przez bank albo brak rozliczenia wpłaty przez sprzedawcę.
Co z przelewami zagranicznymi i w walucie?
Przepis mówi o poleceniu przelewu i innym instrumencie płatniczym z tytułem, więc faktury walutowe formalnie też wchodzą w zakres. To nasz wniosek z brzmienia przepisu. Zapytaj doradcę podatkowego, jeśli płacisz dużo za granicę.